La prise en charge des frais de transport

 Toutes les entreprises, quels que soient leur localisation en France et leur effectif, ont l’obligation de prendre en charge une partie des frais de transports publics exposés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail.

Les employeurs ont par ailleurs la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour ce même trajet, ou leurs frais de vélo.

◗ La prise en charge des frais de transport collectif

La prise en charge des frais de transport domicile-lieu de travail est obligatoire pour l’employeur si les salariés :

• Utilisent les transports en commun ou un service public de location de vélos ;
• Achètent des titres d’abonnement.

◗ Le montant de la prise en charge des frais de transport collectif

Le montant de la prise en charge des frais de transport collectif est de 50 % du prix des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe. La prise en charge correspond aux titres de transport nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence principale au lieu de travail dans le temps le plus court.

Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est supérieure ou égale à 17,5 heures, la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein, sinon elle est proratisée.

Information : Prenez connaissance des dispositions de votre convention collective qui peuvent être plus favorables en la matière. Contactez-nous.

◗ Les modalités de prise en charge des frais de transport collectif

Le remboursement est effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres.

La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

La prise en charge est subordonnée à la remise ou à défaut à la présentation des titres par le salarié.

Les titres doivent permettre d’identifier le titulaire.

◗ Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport collectif

Le montant de la prise en charge doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Cette prise en charge est exonérée de charges sociales, y compris en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est en outre exonérée d’impôt sur le revenu.

Conseil : Interrogez-nous, sur les possibilités de l’employeur d’aller au-delà de son obligation légale sans remettre en cause l’exonération sociale.

◗ La prise en charge des frais de transport personnel

L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence principale et leur lieu de travail. Cette prise en charge est facultative.

Elle ne concerne que les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel :

• Soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé en dehors d’une zone couverte par les transports urbains ;

• Soit parce que l’utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable en raison des horaires de travail qui ne permettent pas d’utiliser les transports en commun.

La prise en charge doit être faite pour l’ensemble du personnel pouvant y prétendre, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de  travail.

Elle n’est pas cumulable avec la prise en charge obligatoire des frais de transport collectif.

Elle ne concerne pas les salariés bénéficiant d’un véhicule de fonction ni les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

◗ Les modalités de prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge est mise en œuvre soit par décision unilatérale de l’employeur après consultation des représentants du personnel, soit par la conclusion d’un accord entre l’employeur et les représentants des organisations syndicales représentatives de l’entreprise. L’employeur doit disposer des éléments justifiant la prise en charge.

Pour les salariés à  temps partiel, une proratisation de la prise en charge est effectuée dans les mêmes conditions que pour les transports collectifs.

Conseil : interrogez-nous sur les éléments justificatifs à produire pour cette prise en charge.

◗ Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par salarié et par an.

La prise en charge est cependant soumise à cotisations dans le cas de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

◗ La prise en charge des frais de vélo

L’employeur peut prendre en charge les frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements à vélo entre leur résidence et leur lieu de travail, sous la forme d’une indemnité kilométrique de 0,25 €/km. Cette prise en charge est mise en œuvre selon les mêmes modalités que la prise en charge des frais de carburant.

Pour être exonérée de charges sociales et d’impôts, l’indemnité kilométrique est limitée à 200 € par salarié et par an. Cette limite est appréciée en cumulant les frais de carburant éventuellement pris en charge.