Les principaux registres et documents obligatoires

Tout employeur, quels que soient son effectif et son activité, est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et documents obligatoires.

◗ Le registre unique du personnel

Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise (salarié, intérim, mise à disposition, stagiaire…).

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail du salarié.

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale.

Ce registre doit être conservé au sein de chaque établissement.

Attention : le défaut de tenue du registre unique du personnel est  passible d’une amende de 4ème classe, à savoir 750€ par salarié concerné.

◗ Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER)

Tout chef d’établissement doit évaluer les risques existants dans son entreprise : procédés de fabrication, équipements de travail, aménagement des lieux de  travail…

Les résultats de cette évaluation doivent être formalisés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, et être actualisés tous les  ans.

Attention : le défaut de tenue ou de mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels est passible d’une amende de 5 ème  classe de 1 500 €.

◗ Le registre des contrôles en matière d’hygiène et sécurité

Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail doivent être conservés pendant 5 ans.

Il en est de même pour les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Attention : toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 4ème classe de 750 €.

◗ Le registre des délégués du personnel

Le registre des délégués du personnel regroupe les notes des délégués du personnel à l’employeur et les réponses de ce dernier.

Attention : toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 7 500 € (délit d’entrave).

◗ Les bulletins de paie

Il est recommandé de conserver les bulletins de paie de chacun des salariés sans limitation de durée.

◗ Fiche médicale d’aptitude

La fiche médicale d’aptitude doit être conservée par l’entreprise.

◗ Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement doit consigner les alertes des salariés et des représentants du personnel au CHSCT en cas de mise en œuvre ou d’utilisation par l’établissement de produits ou procédés de fabrication faisant peser un risque grave sur la santé publique ou sur l’environnement.

◗ Suivi du temps de travail

Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque  salarié.

◗ Autres registres et documents obligatoires

D’autres registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité ou votre localisation (exemple : le registre de la liste des chantiers temporaires).

N’hésitez pas à nous contacter pour connaître vos obligations en la matière.

◗ Registres tenus sur support informatique

La collecte, le traitement, la conservation automatisés de données à caractère personnel, doivent donner lieu à déclaration, par l’employeur, auprès de la   CNIL.