Les frais professionnels – Principe et évaluation

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. Les frais professionnels sont exclus de l’assiette des cotisations sociales s’ils sont justifiés.

◗ Le principe des frais professionnels

Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, doivent lui être remboursés.

Ils sont exonérés de cotisations sociales s’ils répondent aux conditions requises : nature de frais professionnels et justification de la réalité de la dépense.

◗ L’évaluation des frais professionnels

L’indemnisation des frais professionnels est effectuée :

• Soit par le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur fourniture de  justificatifs ;
• Soit par le versement d’allocations.

L’administration fixe le montant des indemnités forfaitaires pour différentes catégories de frais   professionnels.

• Si l’allocation versée par l’employeur est inférieure au barème de l’administration, elle est réputée avoir été utilisée conformément à son objet et est exclue des cotisations sociales ;
• Si en revanche, l’allocation versée par l’employeur est supérieure au barème de l’administration, l’intégralité de l’allocation versée ne pourra être exonérée de cotisations sociales que si l’employeur fournit les justificatifs. A contrario, le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où la situation de frais professionnels est établie mais que l’employeur ne fournit pas de   justificatifs.

Attention : pour les mandataires sociaux, l’indemnisation des frais professionnels ne peut être effectuée que sur la base des dépenses réellement engagées.

◗ La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels

Certaines professions bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, qui permet de réduire l’assiette des cotisations sociales (10 % pour les ouvriers du bâtiment, 30 % pour les VRP, 30 % pour les  journalistes…).

L’employeur peut opter pour l’application ou non de la déduction forfaitaire spécifique. Sa pratique nécessite l’accord écrit du salarié (sauf en cas d’existence d’un accord  collectif).

Dans cette hypothèse, les frais professionnels doivent être réintégrés dans la base des cotisations sociales avant de pratiquer la déduction forfaitaire spécifique.

Attention : l’URSSAF pourra remettre en cause la pratique de la déduction forfaitaire spécifique si l’employeur ne peut justifier l’accord annuel du salarié.

◗ Les frais de nourriture

Lorsque le salarié est en déplacement professionnel, qu’il est de ce fait empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu’il est contraint de prendre son repas au restaurant, ses frais de repas sont exonérés de cotisations dans la limite de 18,40 € par repas (pour l’année 2017) sans qu’il soit nécessaire à l’employeur de fournir un justificatif.

L’employeur pourra toujours préférer un remboursement en fonction des dépenses réellement engagées sur justificatif.

Le remboursement de frais professionnels de repas ne peut se cumuler avec l’attribution de titre restaurant pour le même repas.

◗ Les frais de véhicule

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations sociales dans les limites fixées par le barème kilométrique de l’administration fiscale.

Ces dispositions sont applicables aussi aux mandataires sociaux. La preuve des kilomètres parcourus devra être apportée.

◗ Les frais de grand déplacement

Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour  un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail, c’est-à-dire lorsque 2 conditions sont simultanément réunies :

• La distance lieu de résidence – lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Un barème est prévu pour les frais de repas et les frais de logement (avec petit déjeuner). Ce barème est différencié pour les déplacements jusqu’à 3 mois, pour ceux de 4 à 24 mois et ceux de 25 à 72 mois. Pour le logement, il distingue les déplacements à Paris et petite couronne et ceux dans les autres départements.