L’embauche d’un nouveau salarié, que faire ?

Vous avez prévu d’embaucher un nouveau salarié ? Agipaie vous guide dans vos démarches à effectuer.

La DPAE  lors de l’embauche d’un nouveau salarié

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être envoyée à l’URSSAF impérativement avant l’embauche. Cette formalité peut être effectuée directement via votre application de paie en EDI ou bien en remplissant le formulaire en ligne sur votre compte URSSAF.

A savoir : la DPAE du premier salarié de l’entreprise permet aussi la création du compte interne URSSAF de la société.

Aide à l’embauche

Des aides à l’embauche sont régulièrement créées par les différentes institutions (Etat, région, syndicat, Pôle emploi…), n’hésitez pas à vous renseigner au préalable et à effectuer les démarches spécifiques nécessaires à leur obtention.

Le contrat de travail

Vous devrez également rédiger le contrat de travail de votre futur salarié afin de fixer les termes de la relation contractuelle. Nous vous conseillons vivement de formaliser le contrat de travail dans tous les cas.

Essayez d’être le plus précis possible lors de la rédaction du contrat de travail. Au préalable, pensez à vérifier les obligations conventionnelles.

La visite médicale

Avant la fin de la période d’essai, vous êtes tenus de faire passer une visite médicale d’embauche à votre salarié. Assurez-vous du respect de ce délai en prenant rendez-vous le plus rapidement possible auprès de voter centre de médecine du travail.

Adhésions prévoyance, retraite supplémentaire et mutuelle

Assurez-vous d’affilier les salariés auprès des différentes caisses, et vérifiez que le nouveau salarié a adhéré de façon nominative aux contrats de l’entreprise. Remettez-lui une copie du contrat de l’entreprise ainsi que les notices des différents contrats.

Le registre du personnel

Vous devrez ensuite inscrire le nouveau salarié dans le registre du personnel. Toutes les informations obligatoires tels que sa date d’embauche, son identification ou encore son type de contrat doivent y figurer.

Documents obligatoires à remettre au nouveau salarié

Vous devrez obligatoirement fournir différents documents à votre nouveau salarié, à savoir :

• Une copie de la DPAE ;
• Un double du contrat de travail signé par les parties ;
• Des notices d’information sur les contrats collectif auxquels il a souscrit ;
• Des garanties prévoyance et mutuelle avec les modalités d’application ;
• Une notice sur les dispositifs d’épargne salariale.

Sanctions

La non application des formalités ci dessus peut entraîner des poursuites pénales pour travail illégal, des amendes et un risque de contentieux avec le nouveau salarié.