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Externalisation de paie – Indispensable dans le business plan

28/02/2017
  • Actualités paie et RH

En gérant vous-même tout votre processus de paie, vous vous astreignez à un complexe, et risquez des erreurs évitables. Mettre en place les dossiers fiscaux, veiller à ce que les dépôts et les paiements soient effectués à temps… Gérer le processus de paie demande beaucoup de temps.

Une petite erreur peut en outre conduire à des pénalités et des amendes coûteuses, et créer une contrainte employeur / employé.

Voici un examen des erreurs que vous pouvez commettre lorsque vous gérez la paie, et pourquoi nous ne saurons que trop vous recommander son externalisation.

Vous devez gérer vos rapports vous-mêmes

Lorsque vous externalisez la paie, l’entreprise avec laquelle vous travaillez peut vous fournir un ensemble d’informations exigées pour que vos employés soient dans le système de paie. Beaucoup de fournisseurs de bulletins de paie aident également à élaborer les nouveaux rapports demandés.

Votre entreprise doit demander à l’IRCS pour avoir un numéro de Siret qui sera employé pour remettre les impôts et doit figurer dans les bulletins de paie des salariés. Chaque étape du processus – depuis la mise en place du système de paie de votre entreprise jusqu’à l’inscription exacte de chaque employé – nécessite une compréhension détaillée des exigences de la paie.

Les taxes sont complexes à mettre en place et à maintenir

Si vous souhaitez gérer votre paie vous-même, il est important de payer et de déclarer vos impôts correctement et au bon moment.

Cependant, la compréhension des taxes fédérales, étatiques et locales – ainsi que des choses comme la sécurité sociale et l’assurance-maladie – et la façon dont les différentes déductions individuelles des employés peuvent influer sur ces taxes, peut être difficile à appréhender.

Les impôts doivent être établis correctement avant que les employés ne soient payés. Gérer votre propre paie signifie également que vous devez gérer les déclarations d’impôt et les paiements des retenues des employés et de la taxe d’emploi et de l’entreprise dans son ensemble.

Les paiements incorrects peuvent créer des problèmes administratifs et peuvent entraîner des pénalités et des frais d’intérêts.

Gérer les avantages sociaux des employés

Beaucoup d’entreprises offrent une gamme d’avantages à leurs employés, et les contributions doivent être déduites de la paie. C’est souvent complexe.

Par exemple, votre entreprise peut offrir plusieurs plans de soins de santé ; chacun avec les différentes contributions des employés. Ces cotisations sont encore modifiées selon le statut de l’employé et le niveau de salaire.

Tous ces calculs peuvent nécessiter de multiples types de prestations : assurance-maladie, assurance dentaire, cotisations à la retraite, assurance-vie, etc.

L’externalisation de la paie permet de s’assurer que vos déductions sont alignées, que ce que vous offrez est conforme aux lignes directrices de la réglementation et que les paiements à effectuer sont envoyés à temps pour éviter la couverture des prestations interrompues.

Les erreurs coûtent cher et nuisent au moral des employés

Il n’y a rien de plus frustrant pour les employés que les erreurs sur leurs bulletins de paie.

Par exemple, une erreur dans les déductions d’impôt de l’État peut exiger une déduction fiscale inattendue considérable du salaire final d’un employé, à un moment qui coïncide avec les jours fériés.

Les erreurs de la paie peuvent affecter négativement vos employés et entraîner une contrainte de l’employeur / employé. Ne laissez pas une simple erreur administrative avoir un impact négatif sur les salaires de vos collaborateurs.

L’externalisation de la paie est une stratégie qui peut aider les entreprises à maintenir la conformité et vous libère de lourdes tâches administratives.

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