09/10/2017
Avant de se lancer dans l’acquisition d’un logiciel de paie, il faut faire le point sur :
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l’étendue de ses besoins (fonctionnalités attendues du logiciel, nombre d’utilisateurs, volume de données à traiter, matériels et logiciels déjà présents dans l’entreprise, etc.) ;
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le montant de son budget.
Les fonctionnalités de base d’un logiciel de paie
Un logiciel de paie en ligne permet :
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de créer et gérer les fiches salariés,
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d’établir et d’éditer les bulletins de paie des salariés,
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de générer divers éditions (livre de paie, état des charges sociales, fiches individuelles des salariés, attestations Assedic, certificat de travail, etc),
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de procéder au règlement des salaires ainsi que des charges sociales,
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de procéder aux déclarations de charges sociales mensuelles DSN ou trimestrielles (DUCS automatisées) et aux déclarations de fin d’année (DADS-U),
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d’intégrer les écritures de paie dans la comptabilité.
Autres fonctionnalités importantes d’un logiciel de paie
Voici également d’autres points importants à surveiller lors de la sélection de votre futur logiciel de paie :
Personnalisation du logiciel de paie
Certains paramètres du logiciel doivent pouvoir être personnalisés en fonction des caractéristiques propres à l’entreprise (création de modèles de bulletin de paie par exemple).
Support technique disponible pour répondre à vos questions !
Important, vérifiez bien que votre logiciel offre accès à un support technique qui répond à toutes vos questions, car le domaine de la paie est très complexe et la législation change constamment.
Ergonomie du logiciel de paie
L’entreprise doit être autonome dans l’utilisation qu’elle a du logiciel de paie. L’interface doit donc être claire et personnalisable afin de s’adapter aux habitudes de travail de l’entreprise. L’utilisation doit être fluide et pourquoi pas être complétée par des modules d’aide intuitifs.
Possibilités d’intégration dans la comptabilité
Les logiciels de paie les plus efficaces proposent, après la clôture mensuelle de la paie, de générer automatiquement le journal des écritures de paie et de l’injecter dans la comptabilité ; ce qui permet d’éviter une ressaisie, de gagner du temps et de réduire le risque d’erreur.
Période d’essai du logiciel de paie
Certains éditeurs proposent une période de test gratuite pendant laquelle l’entrepreneur peut se fonder sa propre opinion sur l’utilisation du logiciel de paie.
Protection des données (cas du mode Saas)
Il est indispensable que les données soient stockées sur des espaces sécurisés, dans l’hypothèse où le logiciel de paie ne serait pas installé sur du matériel appartenant à l’entreprise. La renommée de l’éditeur pourra donc faire gage de qualité en ce sens.
Pour conclure…
En conclusion, notez qu’il est crucial de choisir votre logiciel de paie en fonction de vos besoins et de vérifier que vous disposez bien d’un bon support logiciel ainsi que d’experts pouvant répondre à vos questions. Et tout cela, avec la garantie de respecter votre budget.
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